PDAce   PDAce   PDAce
 
סקירות ומדריכים
חפש
 
דף הבית
סקירות ומדריכים
השוואת מכשירים
מילון מונחים
תוכנות מומלצות
קישורים לאתרים נבחרים
הוראות שימוש באתר
מי אנחנו
טאגליינס
 
החיים מבעד ל-PDA
PDAce - Stories החיים עפ"י שד
או הפאלם כמציל נפשות המצויות הרחק מהארץ המובטחת

 
 
טאגליינס

שימוש ביומנים רבים בתוכנת לוח שנה

 
מאת: Noa F
תצוגה ב-iPhone, iPod, iPad ומכשירים נוספים

שימוש ביומנים רבים בתוכנת לוח שנה

היומן הממוחשב שלנו מאוד נוח. הוא קל לעריכה, מתממשק עם מידע נוסף, כמו אנשי קשר או אימיילים. אפשר לשתף אותו, לקבל זימונים לפגישות ולאשר/לדחות אותם והוא גם יכול ללכת איתנו לכל מקום ולהתעדכן בזמן אמיתי, אם אנחנו מתחברים אליו גם בעזרת מכשיר נייד כמו סמארטפון או מחשב כף יד או אפילו פיצ'ר-פון שכולל יומן וחיבור לאינטרנט או למחשב.

אבל ככל שאנחנו מכניסים אליו יותר מידע ומסתמכים עליו יותר, אנחנו נתקלים בבעיה של ארגון. מידע רב חייב להיות מאורגן היטב, כדי שאפשר יהיה לאחזר אותו בקלות ולהבדיל בין הפרטים השונים שבו.

תוכנות יומנים רבות מאפשרות אבחנה בין סוגי פגישות ואירועים בעזרת צבעים, אייקונים או פונטים. זו דרך מצויינת, אבל דרך טובה הרבה יותר היא שימוש ביומנים שונים, בהתאם לסוגי המידע.

במונח "שימוש ביומנים שונים" אינני מתכוונת לשימוש בתוכנות שונות שעל כל אחת מהן יהיו פגישות מסוגים שונים, אלא שימוש בתוכנה אחת והצגה של מספר קבצי יומן שונים בתוכה.

כל תוכנות היומן המודרניות תומכות היום בהצגה של קבצי יומן רבים.
הקבצים/יומנים הללו יכולים להיות:

  • יומן "רגיל" שנוצר בתוכנה עצמה והוא פנימי לה ומתעדכן על ידנו כל הזמן. זה סוג היומן שרוב האנשים מתחזקים ומכירים.
  • יומן שנוצר ממידע שהגיע ממקור אחר, למשל מקובץ אקסל והומר להיות יומן רגיל.
  • יומן שיובא אל התוכנה כבר בפורמט שהיא יודעת לקרוא והפך ליומן רגיל בה.
  • יומן שהתוכנה "מנויה" אליו. היא יודעת לפנות אליו ולקרוא אותו, אך הוא קיים על שרת חיצוני כלשהו. יומנים מהסוג הזה לא תמיד ניתנים לעריכה. יכולת העריכה תלויה בהרשאות שיוצר היומן מעניק למנויים שלו. אם קיבלתם הרשאה כזו, תוכלו להשתמש בו כמו בכל קובץ יומן אחר.

מה היתרונות של שימוש במספר יומנים?

  1. ברוב התוכנות, היומנים השונים מזוהים ע"י צבעים. כך מקבלים ארגון ויזואלי של הפגישות בהתאם לסוג שלהם באופן אוטומטי ובלי צורך בעריכה נוספת.
  2. התוכנה מאפשרת להסתיר ולהציג יומנים. כך אפשר לסנן במהירות סוגי מידע.
  3. ניתן לייבא מידע מבחוץ, לייצא מידע או לשתף מידע מסויים בקלות. למשל, יומן שמשותף לפרוייקט מסויים: כל המשתתפים בפרוייקט מנויים אליו ומסוגלים לראות אותו ואולי גם לעדכן בלי לשתף מידע אחר שלהם. דוגמאות נוספות ליומן כזה יכולים להיות לוח מבחנים כתתי (שמנוהל ע"י המחנך או בית הספר, למשל) , לוח חגים וכו'.
  4. ניתן לסנכרן למכשירים שונים רק סוגי מידע מסויימים. למשל, במחשב של העבודה שאיננו פרטי יופיע רק המידע שקשור לעבודה ולעומת זאת במחשב כף היד ובמחשב הפרטי, נקבל את כל המידע.

עדיין לא מצאתי חסרונות לריבוי יומנים...

אז כיצד עושים את זה?

בדוגמא שלנו ניקח משתמשת וירטואלית בשם noa.foo שהיא אמא עובדת ממוצעת. ביומן שלה יש מידע שקשור לעבודה ולמשפחה ולעצמה. בנוסף, אני רוצה שיהיה לה גם לוח חגים עברי וגם אפשרות לייצא לבני המשפחה השונים את האינפורמציה שהם אמורים לדעת ולא מעבר לה ואולי גם לנמענים נוספים.

אני אדגים ע"י שימוש בתוכנת היומן של גוגל (Google calendar) ואח"כ סנכרון שלה לאפליקציית יומן במכשיר iOS. ניתן לעשות את אותו הדבר גם בתוכנת iCal במק ועד כמה שידוע לי גם באאוטלוק של חלונות ובתוכנת היומן של מוזילה.

שלב ראשון: יצירת יומנים רבים בתוכנת יומן שולחנית או יישום רשת

נגלוש ליישום היומן של גוגל בחשבון שלנו:

pic1

כרגע יש ל-noa.foo יומן פנימי אחד בלבד ששמו בדיוק כשם החשבון.
היומן בצבע כחול ולכן כל פגישה שנועה תכניס תצבע בצבע כחול.
נועה מחליטה שהיומן הזה ישמש עבור פגישות ששייכות אליה בלבד: תור לרופא ולמספרה, בילויים וכל מידע אישי אחר.

pic2

בנוסף, נועה רוצה יומן אחד לעבודה ויומן עבור הבת המתבגרת שלה- יעלי.
אנחנו ניצור אותם ישירות מתפריט My Calendars. לחיצה על המשולש מימין לכותרת פותחת את האפשרויות.

pic3

כאשר יוצרים יומן חדש ישנן הגדרות רבות, כולל אפשרויות של שיתוף. כרגע נסתפק בהכנסת שם משמעותי בלבד.
אחרי שהוא נוצר, הוא מקבל צבע - כדאי לשנות את הצבע לצבע שמתאים בעיניכם לתוכן היומן.

בדוגמא שלנו הוספנו יומן ורוד ליעלי בשם "יעלי" ויומן אפור לעבודה בשם "עבודה".
עכשיו אפשר לראות שהיומנים הנוספים מופיעים ברשימת "היומנים שלי" וגם שכאשר מוסיפים פגישה לתוכנה, צריך לבחור את היומן שהיא תשתייך אליו (בצורה דומה מעבירים אירוע מיומן ליומן). בנוסף, יש לנו שוני ויזואלי מיידי בין סוגי התכנים - האירועים של אמא-נועה קיבלו צבע כחול ושל יעלי צבע ורוד - בלי שנצטרך לערוך פרטים בכל אירוע ואירוע.

גוגל מאפשר לתת לפגישות ספציפיות צבע יחודי, אבל זו אפשרות נוספת שמתאימה לאירועים יוצאי דופן. לרוב, מספיקים הצבעים הרגילים של היומנים כדי לארגן את המידע.

pic4

וככה נראה הלוח של נועה.פו השבוע.
נוסף גם יומן (צהוב) עבור אירועים של המשפחה כולה.

pic5

אם רוצים לסנן את התצוגה, לוחצים על הריבוע הצבעוני ליד השם של כל יומן ומיד הוא יוסתר. למשל, לראות רק את מה שקורה בעבודה:

pic6

יומן נוסף שחסר לנועה.פו הוא יומן חגים יהודיים.

יומן כזה אנחנו מעדיפים לקבל מן המוכן ולא לתקתק לבד ולכן נבחר ביומן שמישהו אחר הכין והוא יכנס תחת רשימת Other calendars.
ניתן לייבא קובץ ics (פורמט היומנים) מהמחשב ואז מקבלים יומן פנימי. ניתן גם לקשר ליומן שנמצא על שרת יומנים ברחבי הרשת. במקרה זה נזדקק לכתובת שלו. אפשרות שלישית היא לקחת מתוך היומנים הציבוריים שמאוחסנים אצל גוגל.

נועה.פו בחרה במנוי ליומן שקיים אצל גוגל.

pic7

ולאחר בחירה ביומן שנקרא Jewish Calendar, הוא נוסף לרשימה ואפשר לראות את החגים:

pic8

בשלב הזה אפשר להכנס להגדרות של היומנים ולהחליט על שיתוף או יצוא שלהם. ככה תוכל יעלי, למשל, להכנס למחשב שלה ולקבל את יומן החוגים שאמא בנתה לה ואת תאריכי האירועים המשפחתיים. אם היא מבטלת שיעור או מוסיפה אירוע של בילוי - נועה.פו מיד מקבלת עדכון. בכלל, רצוי לחקור אפשרויות מתקדמות. היישום של גוגל מאוד מובן ויש הסברים וקישורים לקבצי עזרה.

שלב שני: סנכרון עם מכשיר iOS

כדי לסנכרן את כל היומנים שלכם למכשיר iOS צריך להגדיר את חשבון הגוגל שלכם במכשיר.
הדבר נעשה ב-Settings > Mail, Contacts, Calendars
בשלב הבא אפשר לבחור ב-Google mail או ב-Exchange

אם בוחרים בהגדרה של חשבון ג'ימייל, תוכלו לסנכרן אימיילים, יומנים ופתקים.
אם בוחרים בהגדרה דרך אקסצ'יינג', אפשר לסנכרן אימייל, יומנים ואנשי קשר.
ההמלצה שלי: לעבוד עם שרת אקסצ'יינג'.

(אם בחרתם בהגדרה דרך אקסצ'יינג' - הכתובת לשדה ה-server היא: m.google.com)

המכשיר ישאל מה לעשות עם היומן שקיים בו.
הכוונה כמובן לקובץ היומן שקיים במכשיר עצמו, יש אפשרות להשאיר אותו ויש אפשרות למחוק אותו.

pic9

ההמלצה שלי: מחקו אותו, הוא יגרום לבלבול. אמנם עבודה מרובת יומנים היא השיטה הטובה ביותר, לדעתי, אבל אין סיבה לסבך את התחזוקה שלהם.
כיוון ש iOS לא נותנת ליצור יותר מיומן אחד בתוכה, אי אפשר להסתמך עליה בתור המקור לרוב היומנים ותצטרכו ממילא תוכנה שולחנית או אינטרנטית. כתוצאה, היומן הזה יהיה בן חורג ולא שייך.

אחרי שהגדרתם את החשבון:

(אם מופיע דף בעברית שמודיע שאין אפשרות וכו'... - יש ללחוץ שם על הלינק של "החלף שפה" ולבחור באנגלית.)

תגיעו לרשימת המכשירים שלכם שמקושרים לחשבון. יש לבחור במכשיר המבוקש.
בדף הבא תראו את רשימת היומנים שלכם, גם את היומנים שהם "שלכם" וגם יומנים משותפים שאתם מנויים עליהם.
סמנו את כל היומנים שתרצו לראות במכשיר (יש הגבלה של 25) ולחצו על Save.

pic10

אחרי השינוי הזה בהגדרות הסנכרון, כשפותחים את אפליקציית היומן המועדפת עליכם במכשיר, יופיעו כל היומנים שלכם תחת Calendars והם יקבלו צבעים שונים.
אפשר לבחור ב- "show all calendars" כדי להציג את כל היומנים, או לסמן ב-"וי" רק את היומנים שתרצו (או להסיר תצוגה כדי לסנן, כמו בגוגל).

pic11

באפליקציות כמו week calendar ניתן לבחור את הצבעים של היומנים וגם התצוגה השבועית צבעונית ודומה למה שקיים בתוכנות השולחניות.

pic12

 

 


 

עכשיו נשאר להמשיך ולארגן את כל המידע שלכם ולהוסיף יומנים לפי הצורך: יומן שמתעד את הפעילות הספורטיבית שלכם, לוח מבחנים של הילד (ולייצא לכל ההורים בכתה או אפילו לאחסן על גוגל ולתת להורים להיות מנויים עליו...), לוח החופשות, יומן נפרד לכל לקוח, יומנים למשימות ועוד.

 

בהצלחה!

 
3-Sep-2011